Falls ähnliche Themen systematisch abgearbeitet werden müssen.
Um große Datenmengen zu ändern, zu prüfen oder zu strukturieren.
Zum Aufräumen von digitalen Dokumenten.
Beispielsweise zur Überarbeitung der Vereinshomepage, zur Erstellung von FAQ-Seiten für IT-Tools
oder zur Erarbeitung eines neuen Konzepts.
Wie wende ich den Hackathon an?
Im Vorfeld definiere ich (gegebenenfalls mit einer Führungskraft oder einem Sparringpartner) das
Ziel des Hackathons, welche Inhalte bearbeitet werden sollen und welche nicht. Erste Arbeitspakete
festlegen.
Teams bilden (Zweier-Teams, dabei auf Erfahrung und Expertise achten).
Eine gemeinsame Seite mit Zielen, Nicht-Zielen, Zeitplan, Teams, Arbeitspaketen, Raum für
Plenumsnotizen, Zwischenspeicher, Entscheidungen und gegebenenfalls Feedback erstellen
(beispielsweise in Google Docs oder Confluence).
Verpflegung (Obst, Mittagessen, optional Süßes) und Getränke im Vorfeld organisieren; die Rollen des
Scrum-Masters (Kümmerer) und des Moderators/Zeitwächters verteilen (erfahrene Personen können beide
Rollen übernehmen).
Die gemeinsame Seite teilen; optional können Personen ohne Hackathon-Erfahrung im Vorfeld eine kurze
Erklärung erhalten (alternativ: Erklärung oben auf der gemeinsamen Seite platzieren).
Scrum-Master einweisen: Verantwortlich für Getränke, Essen und technische Ausstattung, sodass alle
produktiv arbeiten können.
Moderator/Zeitwächter einweisen: Auf Zeiten achten, Plenumsdebatten moderieren, bei der Einteilung
von Arbeitspaketen unterstützen und am Ende Zwischenspeicher, Zusammenfassung und Feedback beachten.
Konkretes Beispiel: Ablaufplan eines typischen eintägigen Hackathons
8:30 Uhr: Eintreffen der Teilnehmenden.
8:40 Uhr: Beginn mit Reihum „Wie geht's?"; gemeinsame Seite vorstellen (Ziele, Nicht-Ziele,
Zeitplan, Teams, Arbeitspakete, Raum für Plenumsnotizen, Zwischenspeicher, Entscheidungen und
gegebenenfalls Feedback).
9:00 Uhr: 1. Sprint: Konzentriertes Arbeiten im Zweier-Team (40 Minuten).
9:40 Uhr: Kurzpause.
9:50 Uhr: Erstes Plenum (20 Minuten): Teams reihum befragen: Was lief gut, was nicht so gut?
Notierte Punkte besprechen; am Ende Arbeitspakete für nächsten Block verteilen.
10:10 Uhr: 2. Sprint (40 Minuten).
10:50 Uhr: Kurzpause.
11:00 Uhr: Zweites Plenum (15 Minuten): Gleicher Ablauf wie beim ersten Plenum; Entscheidungen
werden gegebenenfalls dokumentiert.
11:15 Uhr: 3. Sprint (40 Minuten).
11:55 Uhr: Drittes Plenum (15 Minuten).
12:10 Uhr: Mittagspause (meist mit Pizza).
12:40 Uhr: Optional: Spaziergang.
13:00 Uhr: 4. Sprint (da weniger Fragen und Entscheidungen anstehen, können Sprints auf
beispielsweise 60 Minuten ausgedehnt werden).
14:00 Uhr: Kurze Pause.
14:10 Uhr: Viertes Plenum (15 Minuten).
14:25 Uhr: 5. Sprint (80 Minuten), unterbrochen durch eine Kuchenpause.
15:00 Uhr: Kuchenpause.
15:15 Uhr: Fortsetzung 5. Sprint.
16:00 Uhr: Abschlussplenum: Wie beim regulären Plenum, zusätzlich Zwischenspeicher durchgehen und
Umgang damit entscheiden; offene Punkte adressieren; kurze Zusammenfassung der Ergebnisse.
16:30 Uhr: Feedback, beispielsweise „I like, I wish, I wonder".
16:45 Uhr: Ende.
Varianten & Tipps
Das Wort „Hackathon" ist eine Wortschöpfung aus „Hacken" und „Marathon". Ich habe die Methode aus
der agilen Welt für unsere Zwecke angepasst.
Als Scrum-Master stelle ich sicher, dass alle produktiv arbeiten können: technisch (Monitore, Maus,
Tastatur) und versorgt (Essen und Trinken).
Bei der Zieldefinition ist es hilfreich, explizit zu benennen, was NICHT bearbeitet wird, um
fokussiert zu bleiben.
Sollen Themen nicht ausgeschlossen werden, können sie als optionale Ziele definiert werden.
Beim Hackathon geht es nicht um die sture Einhaltung des Zeitmodells. Als Scrum-Master sollte man
die Teaynamik beobachten und die Zeiten bei Bedarf anpassen. Gleichzeitig ist es wichtig, als
Moderator auf die Zeit zu achten und ausufernde Diskussionen zu begrenzen.
Manchmal funktionieren auch Dreier-Teams; Erfahrungen zeigen aber, dass Zweier-Teams produktiver
sind.
Bei der Teamzusammensetzung auf verschiedene Faktoren achten: Entscheidungsfreudigkeit,
unterschiedliche Expertise, Erfahrung mit den verwendeten Systemen.
Die Einhaltung der Pausen ist erfahrungsgemäß wichtig, um die Energie hochzuhalten und Raum für neue
Gedanken zu schaffen. So entstehen häufig innovative Ideen.
Eine Seite für einen Hackathon kann kopiert und so mehrfach wiederverwendet werden.
Vor dem Feedback ist es wichtig, kurz zusammenzufassen, was erreicht wurde: zur Orientierung und
Würdigung der Leistungen.
Beim digitalen Aufräumtag ist es sinnvoll, sich im Vorfeld eine neue Ordnerstruktur zu überlegen.
KI-Tools können dabei hilfreich sein und Vorschläge unterbreiten (Tipp: maximal sieben Ordner pro
Ebene für bessere Übersichtlichkeit).
